KI-BeratungFür Geschäftsführung und IT im Mittelstand→Wir bauen deine KI-Agenten.
Wir bauen deine KI-Agenten.
In Tagen produktiv und von deinem Team wartbar.
Von der Analyse bis zum laufenden Betrieb: Wir finden mit dir die Vorgänge mit dem größten Hebel, setzen die KI-Agenten um und begleiten sie, bis sie zuverlässig laufen.
Ein erfahrenes Team von Anfang bis Ende
Betrieb in Deutschland
+Gebaut mit deinem SCALAN-TeamAnalyse, Aufbau und Livegang in WochenKI-Agent „Auftragseingang“Legt Bestellungen aus E-Mails und PDFs als Auftrag im ERP anIm Betrieb
Anweisung in KlartextVersion 7
- 1Lies jede Bestellung aus der E-Mail und dem PDF-Anhang.
- 2Gleiche Artikel, Mengen und Preise mit dem ERP ab.
- 3Weicht ein Preis um mehr als 5 % 3 % ab, frag beim Innendienst nach.
ADein Team pflegt den Agenten selbstAnna aus dem Innendienst hat die Schwelle angepasst. Ohne Entwickler, ohne Ticket.
- 4Lege alle übrigen Bestellungen als Auftrag im ERP an.
Arbeitet mitPostfachERPSharePoint
Beispielhafte Darstellung
Used & loved by leading organizations
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Dein Team
Ein Team, das dein Projekt von Anfang bis Ende verantwortet.
Keine Übergaben zwischen Vertrieb, Beratung und Entwicklung. Wer deinen Vorgang analysiert, baut auch den KI-Agenten und begleitet ihn in den Betrieb.
Ein Ansprechpartner
Ein feste Ansprechperson verantwortet Plan, Termine und Ergebnis. Dieselbe Person, erreichbar für dich, wenn etwas klemmt.
[Name]
KI-Engineering
Baut die Agenten gemeinsam mit dir und deinem Team, bindet deine Systeme an, testet und optimiert.
[Name]
Fachberatung
Wir beraten Sie zu möglichen Einsatzfeldern, analyisieren die Potentialle und helfen Ihnen sie zu priorisieren.
[Name]
Plattform und Sicherheit
Beantwortet die Fragen von IT, Datenschutz und Informationssicherheit und verantwortet den sicheren Betrieb in Deutschland.
[Name]
Wir unterstützen dich in der Umsetzung
Tobias Veit-Seidl
Strategie und Kunden
War Managementberater für IT-Strategie und Transformation und CEO eines B2B-Softwareunternehmens.
Christoph Plagge
Produkt und Nutzererlebnis
War CEO eines Softwareunternehmens. Sorgt dafür, dass Fachleute ohne IT-Kenntnisse mit SCALAN arbeiten.
Manuel Lutz
Technologie und Architektur
War Software-CTO. Verantwortet Architektur, Sicherheit und die Anbindung deiner Systeme.
Vier Zusagen, an denen du uns messen kannst.
Vor Ort, wenn es zählt
Workshop und Livegang finden bei dir im Haus statt. Dazwischen reicht oft ein kurzer Call.
Individuelle Anforderungen
Wenn du spezielle Anforderungen hast oder es sich nicht um den Standardfall handelt, dann sind wir genau die richtigen.
Kurze Wege
Eine feste Ansprechperson mit gemeinsamer Team-Gruppe statt Ticketsystem.
Ehrlichkeit geht vor
Wenn sich ein Agent für einen Vorgang nicht rechnet, sagen wir es dir. Auch wenn wir dann weniger verkaufen.
So startest du
Drei Wege zum Einstieg.
Der erste Schritt
KI-Potenzialanalyse
1.500€
einmalig
wird bei Folgebeauftragung angerechnet.
Ein Tag bei dir vor Ort und eine Auswertung. Danach weißt du, welche Vorgänge sich lohnen, was sie bringen und was sie kosten.
✓
Workshop mit Geschäftsführung, Fachbereich und IT
✓
Business Case für jeden Vorgang
✓
Freigabe-Check: Systeme, Daten, Beteiligte
✓
Kostenschätzung und Umsetzungsplan
Nicht nötig, wenn dein Vorgang schon feststeht. Dann starte direkt mit dem Pilot.
Potenzialanalyse anfragenEmpfohlen
Vom Vorgang zum Agenten
Pilot mit echten Daten
Ab 4.500€
nach Umfang
in 2 Wochen zum freigegebenen Agenten
Ein Vorgang, von der Analyse bis zum KI-Agenten im Produktivbetrieb. Mit Erfolgskriterien, die vorher feststehen.
✓
Alles aus der Potenzialanalyse
✓
KI-Agent, getestet mit euren echten Fällen
✓
Anbindung an deine Systeme
✓
Unterlagen für Datenschutz, IT und Betriebsrat
✓
Anwenderschulung für die Wartung des KI-Agenten
Nicht ideal, wenn noch offen ist, welcher Vorgang sich lohnt. Dafür ist die Potenzialanalyse da.
Pilot besprechenFür den Ausbau
Begleitung im Betrieb
Ab 150€
im Monat
monatlich kündbar
Wir bleiben weiterhin an Bord für Wartung, Änderungen und die Fragen, die erst im Alltag entstehen.
✓
Feste Ansprechperson
✓
Team-Schulung für Fachbereich und IT
✓
Kontingent für neue Agenten und Änderungen
✓
Quartalsgespräch zu Nutzen und Kosten
Nicht nötig, wenn dein Team nach der Schulung allein weitermachen will. Auch das ist ein gutes Ergebnis.
Begleitung besprechenErgebnisse und Stimmen
Gemessen an dem, was im Alltag ankommt.
Öffentlicher Dienst · E-Mail Triage
48.317€
pro Jahr gespart
Der KI-Agent liest eingehene E-Mails in einem Sammelpostfach und kategorisiert, beantwortet standardanfragen direkt und erstellt Tickets für schwierige Fälle.
Live nach 10 Tagen
Produktion · Inventur
4+ Wochen
Vollzeitarbeit eingespart
Über 1.000 Rechnungen mussten zum Stichtag in eine Inventurliste. Der Agent war an einem Nachmittag gebaut und hat die Liste im Batch erstellt.
Gebaut in 2 Tagen
OMR Reviews
4,9
von 5 Sternen im Durchschnitt aller Bewertungen auf OMR Reviews
Bewertungen lesen →
Was du von uns bekommst
Wir übernehmen die Umsetzung. Du behältst die Kontrolle.
Unsere Beratung endet nicht mit einer Empfehlung. Wir verantworten das Ergebnis: KI-Agenten, die im Alltag arbeiten und dein Team messbar entlasten.
Wir beraten und setzen um.
Vom ersten Workshop bis zum produktiven Einsastz liegt alles bei einem Team: Analyse, Aufbau des Agenten, Anbindung an deine Systeme und die Freigabe durch IT und Datenschutz.
Ergebnis: KI-Agenten im produktiven Betrieb
In Tagen produktiv, nicht in Monaten.
Wir bauen auf unserer eigenen Plattform und starten deshalb nicht bei null. Anbindungen, Rechte und Protokoll sind vorhanden. Unsere Zeit fließt in das, was deinen Vorgang besonders macht.
Schnelle Umsetzung dank unserer Plattform
Von deinem Team danach selbst wartbar.
Jeder Agent arbeitet nach Anweisungen in Klartext. Wir schulen deinen Fachbereich, sie anzupassen, und deine IT, den Rahmen zu betreiben. So bleibt ihr unabhängig, auch von uns.
Änderungen und Wartung selbst vornehmen
Woran du den Unterschied merkst.
Drei Wege zur Automatisierung, verglichen aus Sicht des Auftraggebers.
Strategieberatung
Konzept und Roadmap
Individualentwicklung
Agentur, IT-Dienstleister
SCALAN
Beratung und Umsetzung
Ergebnis des Auftrags
Konzept und Empfehlungen
Software für einen Anwendungsfall
Laufende KI-Agenten
Wer umsetzt
offen, oft intern
der Dienstleister
wir, mit deinen Anwendern
Zeit bis zum ersten Nutzen
erst nach der Umsetzung
nach Monaten
nach Tagen
Änderungen nach dem Projekt
neues Projekt
Change Request
dein Team, selbst
Freigabe durch IT und Datenschutz
nicht Teil des Auftrags
meist erst am Ende
von Anfang an eingeplant
Abrechnung
Tagessätze
Projekt und Wartungsvertrag
Festpreis je Phase
Ehrlich gesagt: Für Strategie- und Organisationsfragen sind klassische Beratungen stark. Wir lohnen uns, sobald konkrete Vorgänge automatisiert werden sollen und das Ergebnis messbar sein muss.
So arbeiten wir →So arbeiten wir
Von der Analyse bis zum Betrieb. Fünf Phasen, klare Ergebnisse.
Vor jeder Phase weißt du, was sie kostet und was am Ende vorliegt. Nach jeder Phase entscheidest du, ob es weitergeht.
01 · VERSTEHEN
Use-Case-Workshop
Mit Geschäftsführung, Fachbereich und IT identifizieren wir die Vorgänge mit dem größten Hebel und bewerten Aufwand und Nutzen.
Ergebnis
Priorisierte Vorgänge mit Business Case
02 · BEWEISEN
Pilot mit echten Daten
Wir vereinbaren Erfolgskriterien, bauen den KI-Agenten und messen ihn an euren echten Fällen.
Ergebnis
Belastbare Zahlen für deine Entscheidung
03 · FREIGEBEN
Anbindung und Freigabe
Wir binden ERP, Postfach und Ablage an, legen fest, was der Agent darf, und liefern die Unterlagen für Datenschutz und Betriebsrat.
Ergebnis
Agent im Echtbetrieb, sauber freigegeben
04 · BEFÄHIGEN
Team-Schulung
Dein Fachbereich lernt, Anweisungen anzupassen und neue Agenten aufzubauen. Deine IT übernimmt den Betrieb des Rahmens.
Ergebnis
Ein Team, das selbst weiterentwickelt
05 · AUSBAUEN
Begleitung im Betrieb
Deine Ansprechperson bleibt. Im Quartalsgespräch bewerten wir Nutzen und Kosten und planen die nächsten Agenten.
Ergebnis
Vom ersten zum fünften Agenten
Was wir für dich automatisieren KÖNNEN
Von der Tabelle bis zur handschriftlichen Notiz.
Unsere KI-Agenten entfalten ihren größten Hebel dort, wo jedes Dokument anders aussieht und bisher Menschen lesen, verstehen und entscheiden mussten.
Standard
Strukturierte Daten
Tabellen, Stammdaten, Exporte aus ERP und CRM. Unsere Agenten übertragen, prüfen und gleichen sie ab.
Gut Geeignet
Halbstrukturierte Daten
Rechnungen, Lieferscheine, Formulare, Stundenzettel. Die Angaben sind klar, aber jedes Layout anders. Wo starre Regeln an jedem neuen Dokument scheitern, erfasst der Agent diese mit Leichtigkeit.
Größter Nutzen
Unstrukturierte Daten
E-Mails, Kundenanfragen, Verträge, Webseiten. Die Information steckt im Text und muss verstanden werden, nicht nur ausgelesen. Genau hier enfalten KI-Agenten ihre größte Stärke.
E-Mails und Kundenanfragen
Anliegen erkennen, Antwort vorbereiten, an das richtige Team weiterleiten oder fehlende Angaben nachfragen.
Rechnungen und Belege
Positionen auslesen, mit Bestellung und Stammdaten abgleichen, Abweichungen markieren und zur Freigabe vorlegen.
Verträge
Vertragsart und Merkmale erkennen, Klauseln prüfen und in ein neues Datenmodell überführen.
Aufträge und Bestellungen
Bestellungen aus E-Mails und PDF-Anhängen erfassen, mit dem Artikelstamm abgleichen und als Auftrag anlegen.
Webseiten
Ausschreibungen, Preise oder Produktdaten finden, auswerten und strukturiert ablegen.
Dokumente aller Art
Stundenzettel, Gutachten, Protokolle, Lieferscheine: lesen, die Daten herausziehen und im nächsten Schritt weiterverarbeiten.
Echter Screenshot · Batch aus SharePoint
Auch in großen Mengen
Sichere und zuverlässige Verarbeitung von tausenden Dokumenten.
Für die Verarbeitung von einer großen Menge an Dokumenten oder Daten bietet SCALAN eine Batch-Verarbeitung mit durchgängiger Transparenz, Status und Protokoll für jedes einzelne Dokument.
Beispiel aus der Versicherung →Beispiel im Versicherungswesen
Tausende Verträge, sicher verarbeitet.
Bei einer Systemmigration müssen tausende Verträge aus Jahrzehnten in ein neues Produkt- und Datenmodell: andere Tarife, andere Bedingungen, vom Scan bis zum Altexport. Bisher bindet das erfahrene Fachleute über Monate und gefährdet den Zeitplan.
Was wir übernehmen
Wir bringen das Wissen von Fachleuten in die Anweisung.
Übersetzungsregeln gemeinsam mit euren Fachleuten festlegen
Eine geprüfte Stichprobe als Qualitätsmaßstab vereinbaren
Erfolgskriterien und den Umgang mit Ausnahmen vorab klären
In Wellen vorgehen: Stichprobe, Teilbestand, Gesamtbestand
Was du davon hast
Eine planbare Migration, nachvollziehbar bis zum einzelnen Vertrag.
Deine Fachleute prüfen nur noch die Ausnahmen
Verarbeitung im Batch, direkt aus Ordnern wie SharePoint
Protokoll je Vertrag: gelesen, übersetzt, geprüft, freigegeben
Betrieb in Deutschland, KI-Modelle in der EU
Dasselbe Vorgehen können wir auch für andere Dokumentenarten wie Rechnungen, Kundenanfragen oder Verträge umsetzen. Erzähl uns von deinem Vorhaben.
Deinen Fall besprechen →Häufige Fragen
Was Geschäftsführung und IT vor dem ersten Gespräch wissen wollen.
Deine Frage ist nicht dabei? Im Gespräch klären wir sie direkt, gern auch mit deiner IT oder dem Datenschutz.
Müssen wir SCALAN nutzen, um eure Beratung zu buchen?
Unsere Beratung ist darauf ausgelegt, dass am Ende ein KI-Agent im Betrieb läuft, und das gelingt am schnellsten auf unserer eigenen Plattform. Die Potenzialanalyse kannst du aber auch für sich buchen. Passt SCALAN für einen Vorgang nicht, sagen wir dir das und nennen dir die bessere Lösung.
Was kostet die Beratung?
Jede Phase hat einen festen Preis, den wir nach dem ersten Gespräch nennen, weil er vom Umfang des Vorgangs abhängt. Die Plattform wird nach Nutzung abgerechnet, der Team-Plan startet bei 129 € im Monat. Im Enterprise-Paket sind Beratung, PoC und Schulung bereits enthalten.
Wie schnell läuft der erste KI-Agent?
Das hängt vom Vorgang und von deinen Systemen ab. Ein Abrechnungsagent in einem Bauunternehmen lief nach 10 Tagen produktiv, ein Inventur-Agent für über 1.000 Rechnungen war an einem Tag gebaut und in 2 Tagen einsatzbereit. Einen belastbaren Zeitplan für deinen Vorgang bekommst du in der Potenzialanalyse.
Was müssen wir intern bereitstellen?
Eine Person aus dem Fachbereich, die den Vorgang kennt, einige echte Beispiele und eine Ansprechperson in der IT oder beim Systemhaus. Den Aufwand pro Woche stimmen wir vorher mit dir ab. Ein eigenes KI-Team brauchst du nicht.
Machen wir uns damit von euch abhängig?
Nein, das ist der Kern unseres Ansatzes. Eure KI-Agenten arbeiten nach Anweisungen in Klartext, gehören eurem Unternehmen und lassen sich von euren Anwendern selbst anpassen. Die Begleitung im Betrieb ist ein Angebot, keine Voraussetzung.
Arbeitet ihr mit unserem Systemhaus zusammen?
Gern. Viele Unternehmen im Mittelstand haben ihre IT ganz oder teilweise an ein Systemhaus vergeben. Es kann die Anbindung deiner Systeme übernehmen und erster Ansprechpartner bleiben, wir verantworten die Vorgänge und die KI-Agenten.
Wie geht ihr im Pilot mit sensiblen Daten um?
SCALAN ist darauf ausgelegt, sensible Daten zu verarbeiten. Die Plattform läuft in Deutschland, im Rechenzentrum in Frankfurt, die KI-Modelle werden in der EU betrieben, und eure Daten werden nicht zum Training genutzt. Vor dem Pilot schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Wo es sinnvoll ist, starten wir mit anonymisierten Beispielen.
Ist KI für Verträge und Rechnungen zuverlässig genug?
Unsere KI-Agenten arbeiten nach festen Anweisungen mit klaren Grenzen. Im Pilot messen wir ihn an einer Stichprobe, die eure Fachleute geprüft haben. Was er nicht sicher verarbeitet werden kann, geht über einen Freigabeschritt an einen Menschen, und jede Ausführung ist im Protokoll nachvollziehbar.
Next step
Lass uns besprechen, welcher Vorgang sich bei dir zuerst lohnt.
You show us how your process works today. We’ll give you an honest assessment of whether and how an agent can take it over—no sales pitch. You decide if it’s a good fit.
What to expect
Initial calculation: how many hours you can save per month
15-minute call with an automation expert
Honest assessment of feasibility and effort
Your contact person
Tobias Veit-Seidl
Founder
"I will personally review your use case and give you an honest assessment of whether an agent is worth it."
Send us a quick note
Thank you, we will be in touch.
Tobias will reach out to you personally via email to suggest some times.
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