Automatisiere ganz einfach deine tägliche Arbeit mit KI-Mitarbeitern.
Scalan ermöglicht es jedem, KI-Agenten zu erstellen, die wie Teammitglieder arbeiten und täglichen Geschäftsaufgaben erledigen. Kein Coden notwendig und bereit in Minuten.
Teil von
Gemacht für KMU
Made in Germany
KI-Anbieter unabhängig
Mehr als 17.432 erfolgreiche KI-Interaktionen durch Scalan Kunden
.png)
.png)
So spart "Sandra" mehr als 2.100 € im Monat
„Sandra" ist eine virtuelle KI-Mitarbeiterin bei einem Bohrunternehmen in Bayern. Sie ist ein Beispiel, wie KI-Automatisierung für kleine Unternehmen in der Praxis aussehen kann:
Die Teamassistenz scannt ein unterschriebenes Leistungsdokument und leitet es per E-Mail an Sandra weiter. Sandra liest es, gleicht es mit der ursprünglichen Kundenanfrage ab und erstellt den Rechnungsentwurf. Dabei fällt ihr eine fehlende Position auf, die sie per E-Mail an die Teamassistenz zurückmeldet. Die Teamassistenz bestätigt die fehlende Position. Sandra aktualisiert den Rechnungsentwurf und sendet ihn zur Freigabe.
Das Ergebnis: Statt mehrere Stunden manuelle Arbeit, alles erledigt in wenigen Minuten. Und ein Fehler, der bares Geld gekostet hätte, wurde rechtzeitig erkannt.
Die Teamassistenz scannt ein unterschriebenes Leistungsdokument und leitet es per E-Mail an Sandra weiter. Sandra liest es, gleicht es mit der ursprünglichen Kundenanfrage ab und erstellt den Rechnungsentwurf. Dabei fällt ihr eine fehlende Position auf, die sie per E-Mail an die Teamassistenz zurückmeldet. Die Teamassistenz bestätigt die fehlende Position. Sandra aktualisiert den Rechnungsentwurf und sendet ihn zur Freigabe.
Das Ergebnis: Statt mehrere Stunden manuelle Arbeit, alles erledigt in wenigen Minuten. Und ein Fehler, der bares Geld gekostet hätte, wurde rechtzeitig erkannt.
~62h
Gespart pro Monat
2x
schnellere Bezahlung
Warum sollte ich SCALAN für KI Mitarbeiter verwenden?
Einfach zu starten.
Einfach zu nutzen.
Experten richten alles ein, die Plattform macht den Alltag leicht.
Deinen virtuellen KI-Mitarbeiter zum Laufen zu bringen, dauert nicht lange. Du kannst mit einem vorkonfigurierten KI-Mitarbeiter starten oder eine unserer Partner-Beratungen übernimmt die Einrichtung und übergibt an dein Team. Ab dann nutzen deine Mitarbeiter die KI im Alltag und passen sie über eine intuitive Oberfläche an eure Bedürfnisse an.
Viele Stunden sparen.
Mit fertigen KI-Mitarbeitern.
Bewährte KI-Mitarbeiter. Sofort einsatzbereit.
Verwaltungsaufgaben fressen in den KMUs viel Zeit. Unsere vorkonfigurierten virtuellen KI-Mitarbeiter übernehmen strukturierte, wiederkehrende Arbeit, damit sich dein Team auf die Aufgaben konzentrieren kann, die wirklich menschliches Urteilsvermögen brauchen. Echte Zeitersparnis, schon in der ersten Woche.
Nichts verlässt das Unternehmen ohne Freigabe.
Du behältst die Kontrolle. Bei jedem einzelnen Vorgang.
Unsere KI-Mitarbeiter bereiten vor, schlagen vor und melden Auffälligkeiten. Aber sie versenden keine Rechnung, schreiben keinen Kunden an und handeln bei unklaren Anweisungen nie ohne deine vorherige Freigabe. Das ist fest in die Plattform eingebaut. So stellen wir sicher, dass der Mensch die wichtigste Kontrollinstanz bleibt und die Qualität stets hoch ist.
Zugeschnitten auf dein Unternehmen.
Trainiert mit deinem Wissen. Arbeitet so, wie du es gewohnt bist.
Ein generischer KI-Assistent liefert generische Antworten. Unsere KI-Mitarbeiter kennen deinen Leistungskatalog, deine Kunden, deine Rechnungsvorlagen und deine internen Abläufe. Der Unterschied zeigt sich sofort: Gewohntes bleibt und die Qualität der Ergebnisse ist hoch. Fehler werden erkannt, bevor daraus Probleme werden.
Mit SCALAN ist es einfach KI-Mitarbeiter zu bauen und zu betreiben
Unsere KI-Mitarbeiter haben Fähigkeiten, die echten Mehrwert liefern
Eine echte Identität in deinem Unternehmen, nicht noch ein Tool zum Einloggen.
Dein virtueller KI-Mitarbeiter bekommt einen eigenen Namen, eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse und taucht in Microsoft Teams auf wie jedes andere Teammitglied. Kollegen weisen ihm Aufgaben zu, wie sie es mit einer echten Person tun würden. Ob Rechnungen erstellen, den Vertrieb unterstützen oder HR-Aufgaben übernehmen: Er hat eine klare Rolle und dein Team weiß genau, was es ihm übergeben kann.
.webp)
Nutzt das Wissen über dein Unternehmen, kein generisches Modell.
Ein unternehmensspezifischer virtueller KI-Mitarbeiter arbeitet auf einem völlig anderen Niveau als ein Standardtool. Deine Produkte, deine Dienstleistungen, deine Prozesse, deine Dokumentvorlagen. All das fließt in die Wissensbasis ein, auf die dein KI-Mitarbeiter bei jeder Aufgabe zugreift. Die Ergebnisse spiegeln deine Standards wider, weil er darauf trainiert wurde, sie zu nutzen.
.webp)
Fügt sich in die existierende Arbeitweise deines Unternehmen ein.
E-Mail, Microsoft Teams, Lexoffice, Sevdesk, SharePoint und vieles mehr. Dein KI-Mitarbeiter ruft Live-Daten ab, erstellt Ergebnisse in deinen echten Systemen und liefert sie dort, wo dein Team bereits arbeitet. Keine neuen Plattformen, keine Umstellung von Abläufen. KI-Automatisierung für kleine Unternehmen, die sich in dein bestehendes Setup einfügt und nicht umgekehrt.
.webp)
Gibt echte Hilfestellung, nicht nur stumpfe Ausführung.
Die meisten Workflow-Automatisierungstools folgen festen Regeln und scheitern, wenn die Realität nicht ins Schema passt. Unsere virtuellen KI-Mitarbeiter denken im Kontext deines Unternehmens mit. Sie erkennen, wenn ein Dokument unvollständig wirkt, fragen bei Unklarheiten nach und melden Unstimmigkeiten, statt sie stillschweigend zu verarbeiten. Genau das macht sie in so vielen Anwendungsfällen nützlich: Von der Rechnungsverarbeitung bis zur Vertriebs-Nachverfolgung oder HR-Koordination.
.webp)
Dein Team kann Anpassungen selbst erledigen, ganz ohne technisches Know-how.
Über unsere intuitive Oberfläche kann dein Team die Wissensbasis aktualisieren, anpassen wie der KI-Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigt und nachvollziehen, was er getan hat. Alles über eine intuitive Oberfläche, die für Menschen ohne Entwickler-Hintergrund gebaut ist. Bei größeren Anpassungen stehen unsere KI-Beratungspartner für dich bereit.
Fragen die wir häufig hören
Was it ein virtueller KI-Mitarbeiter und wie unterscheidet er sich zu einem Chatbot?
Der einfachste Weg, es zu verstehen: Ein Chatbot antwortet. Ein virtueller KI-Mitarbeiter arbeitet.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter ist ein dauerhaft verfügbarer, auf dein Unternehmen trainierter KI-Agent mit einer festen Rolle in deinem Betrieb. Er hat einen eigenen Namen, eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse und taucht in Microsoft Teams auf wie jedes andere Teammitglied. Kollegen weisen ihm Aufgaben zu, er fragt nach, wenn etwas unklar ist, und liefert erledigte Arbeit über deine bestehenden Kanäle zurück (z. B. wenn du eine E-Mail schickst, antwortet er per E-Mail).
Anders als ein Chatbot wartet er nicht darauf, dass du die richtige Frage stellst. Er nimmt Aufgaben entgegen, verarbeitet sie mit seinem Wissen über dein Unternehmen und liefert strukturierte Ergebnisse, die zur Prüfung bereitliegen. Er ist auf deine Dokumente, deine Produkte und deine Prozesse trainiert, nicht auf ein generisches Modell.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter ist ein dauerhaft verfügbarer, auf dein Unternehmen trainierter KI-Agent mit einer festen Rolle in deinem Betrieb. Er hat einen eigenen Namen, eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse und taucht in Microsoft Teams auf wie jedes andere Teammitglied. Kollegen weisen ihm Aufgaben zu, er fragt nach, wenn etwas unklar ist, und liefert erledigte Arbeit über deine bestehenden Kanäle zurück (z. B. wenn du eine E-Mail schickst, antwortet er per E-Mail).
Anders als ein Chatbot wartet er nicht darauf, dass du die richtige Frage stellst. Er nimmt Aufgaben entgegen, verarbeitet sie mit seinem Wissen über dein Unternehmen und liefert strukturierte Ergebnisse, die zur Prüfung bereitliegen. Er ist auf deine Dokumente, deine Produkte und deine Prozesse trainiert, nicht auf ein generisches Modell.
Welche Aufgaben kann ein virtueller KI-Mitarbeiter tatsächlich übernehmen?
Denk an Dokumentenverarbeitung wie das Erstellen von Rechnungsentwürfen. HR-Verwaltung wie Onboarding-Koordination und Begrüßungsmail. Vertriebsunterstützung, zum Beispiel Meeting-Vorbereitung und Entwürfe für Kundenkorrespondenz. Oder Aufgabenautomatisierung in Abteilungen, in denen jemand heute viel Zeit damit verbringt, Dokumente zu lesen, Informationen nachzuschlagen und formatierte Ergebnisse zu erstellen. Virtuelle KI-Mitarbeitende können dort Wert stiften, wo strukturierte, wiederkehrende Arbeit ist und unverhältnismäßig viel Zeit frisst.
Buche am besten eine Demo und wir zeigen dir Beispiele, die zu deinem Unternehmen passen.
Buche am besten eine Demo und wir zeigen dir Beispiele, die zu deinem Unternehmen passen.
Wie wird ein virtueller KI-Mitarbeiter eingerichtet? Brauchen wir ein eigenes IT-Team?
Kein IT-Team nötig. Scalan arbeitet mit einem beratungsgestützten Einrichtungsmodell. Eine KI-Beratung konfiguriert deinen virtuellen KI-Mitarbeiter über Scalans Build-Umgebung. Sie trainiert ihn mit deinem Unternehmenswissen, verbindet ihn mit deinen Tools und übergibt ihn einsatzbereit an dein Team.
Nach der Einrichtung verwaltet dein operatives Team den KI-Mitarbeiter über eine einfache, intuitive Oberfläche, die für Nicht-Techniker gebaut ist. Informationen aktualisieren, anpassen wie der KI-Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigt oder sein Aktivitätsprotokoll einsehen. Kein Code, kein technisches Wissen nötig.
Strukturelle Änderungen bleiben in den Händen der Beratung für den laufenden Support. Der tägliche Betrieb liegt komplett bei deinem Team.
Nach der Einrichtung verwaltet dein operatives Team den KI-Mitarbeiter über eine einfache, intuitive Oberfläche, die für Nicht-Techniker gebaut ist. Informationen aktualisieren, anpassen wie der KI-Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigt oder sein Aktivitätsprotokoll einsehen. Kein Code, kein technisches Wissen nötig.
Strukturelle Änderungen bleiben in den Händen der Beratung für den laufenden Support. Der tägliche Betrieb liegt komplett bei deinem Team.
Kann der virtuelle KI-Mitarbeiter eigenständig handeln oder bleibt immer ein Mensch in der Schleife?
Ein Mensch bleibt immer in der Schleife, bei allem, was dein Unternehmen verlässt. Scalan erzwingt verpflichtende Freigabeschritte für alle nach außen gerichteten Ausgaben. Dein virtueller KI-Mitarbeiter kann keine Rechnung versenden, keinen Kunden anschreiben und keine unbestätigte Anweisung ausführen, ohne ausdrückliche Freigabe durch dein Team.
Intern kann der virtuelle KI-Mitarbeiter selbstständig Informationen verarbeiten, Entwürfe erstellen und Auffälligkeiten melden. Er schlägt vor, du entscheidest, was rausgeht. Das ist eine Plattform-Regel, keine Einstellung, die man versehentlich ausschalten kann. So bleibt dein Team jederzeit in Kontrolle, ohne jeden Schritt selbst machen zu müssen.
Intern kann der virtuelle KI-Mitarbeiter selbstständig Informationen verarbeiten, Entwürfe erstellen und Auffälligkeiten melden. Er schlägt vor, du entscheidest, was rausgeht. Das ist eine Plattform-Regel, keine Einstellung, die man versehentlich ausschalten kann. So bleibt dein Team jederzeit in Kontrolle, ohne jeden Schritt selbst machen zu müssen.
Sind unsere Daten sicher? Wo werden sie gespeichert und wer hat Zugriff?
Alle Kundendaten werden auf Scalan-Seite ausschließlich in Deutschland gehostet und DSGVO-konform verarbeitet. Datenhaltung in Deutschland ist bei Scalan eine grundlegende Designentscheidung, kein Zusatzpaket.
Wichtig zu wissen: Je nach gewähltem KI-Modell werden Daten zur Verarbeitung an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Welches Modell zum Einsatz kommt und welche Datenschutzrichtlinien dabei gelten, liegt in deiner Verantwortung. Wenn du auf maximale Kontrolle setzt, kannst du auch eigene Modelle in Scalan einbinden, sofern diese die technischen Anforderungen erfüllen.
Dein Unternehmenswissen und deine Geschäftsdaten werden niemals mit anderen Kunden geteilt oder dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren.
Wichtig zu wissen: Je nach gewähltem KI-Modell werden Daten zur Verarbeitung an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Welches Modell zum Einsatz kommt und welche Datenschutzrichtlinien dabei gelten, liegt in deiner Verantwortung. Wenn du auf maximale Kontrolle setzt, kannst du auch eigene Modelle in Scalan einbinden, sofern diese die technischen Anforderungen erfüllen.
Dein Unternehmenswissen und deine Geschäftsdaten werden niemals mit anderen Kunden geteilt oder dazu verwendet, KI-Modelle zu trainieren.
Was passiert, wenn wir unsere KI-Beratung wechseln wollen?
Dein virtueller KI-Mitarbeiter und dein Abonnement gehören dir. Wenn die Zusammenarbeit mit der Beratung aus irgendeinem Grund endet, läuft dein System weiter. Du behältst vollen Zugriff auf deine Wissensbasis, deine Konfigurationen und deine Daten.
Scalan kann dich mit einer Ersatz-Beratung aus dem Plattform-Netzwerk verbinden, die das bestehende Setup übernehmen kann. Weil alle Konfigurationen einem standardisierten Format folgen, ist die Übergabe zwischen Beratungen unkompliziert. Du bist daher unabhängig von deinem Berater.
Scalan kann dich mit einer Ersatz-Beratung aus dem Plattform-Netzwerk verbinden, die das bestehende Setup übernehmen kann. Weil alle Konfigurationen einem standardisierten Format folgen, ist die Übergabe zwischen Beratungen unkompliziert. Du bist daher unabhängig von deinem Berater.
Ich führe eine KI-Beratung. Was bietet mir Scalan konkret?
Scalan gibt dir einen schnellen, wiederholbareren Weg, virtuelle KI-Mitarbeiter für KMU-Kunden zu konfigurieren, mit standardisierten Wissensstrukturen, Integrationsvorlagen und einem sauberen Übergabeprozess. Du verbringst weniger Zeit mit Setup und mehr Zeit mit der Arbeit, die deine Expertise wirklich braucht.
Die Zusammenarbeit mit uns wandelt deine Projektarbeit in wiederkehrendes Einnahmen um. Du erhältst bis zu 25 % des monatlichen Abonnements deines Kunden, solange er auf der Plattform bleibt.
Zusätzlich profitierst du von einem Empfehlungsfluss: Scalan vermittelt dir KMUs, die eine Beratung suchen. Kontaktiere uns und wir zeigen dir das Partner-Setup im Detail.
Die Zusammenarbeit mit uns wandelt deine Projektarbeit in wiederkehrendes Einnahmen um. Du erhältst bis zu 25 % des monatlichen Abonnements deines Kunden, solange er auf der Plattform bleibt.
Zusätzlich profitierst du von einem Empfehlungsfluss: Scalan vermittelt dir KMUs, die eine Beratung suchen. Kontaktiere uns und wir zeigen dir das Partner-Setup im Detail.
Wie unterscheidet sich Scalan von Make.com, n8n oder einem allgemeinen KI-Assistenten?
Workflow-Tools wie Make.com und n8n führen vordefinierte Schritte aus, wenn sie ausgelöst werden. Sie sind leistungsstark für lineare Prozesse, haben aber kein Gedächtnis über Interaktionen hinweg, keinen Unternehmenskontext und keine Fähigkeit zu erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Sie tun, was man ihnen sagt. Ein virtueller KI-Mitarbeiter denkt im Kontext deines Unternehmens mit und meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Allgemeine KI-Assistenten sind reaktiv und zustandslos. Du musst immer den Kontext liefern, immer den Anstoß geben und immer die richtige Frage kennen. Sie sind nicht auf dein Unternehmen konfiguriert, kennen weder deine Kunden noch deine Preise und können nicht wie ein reguläres Teammitglied mit Aufgaben betraut werden.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter von Scalan ist grundlegend anders, nicht nur ein bisschen besser. Er kennt dein Unternehmen. Er arbeitet in deinen Kanälen. Er erkennt Unstimmigkeiten. Buche am besten eine Demo und sieh den Unterschied in der Praxis.
Allgemeine KI-Assistenten sind reaktiv und zustandslos. Du musst immer den Kontext liefern, immer den Anstoß geben und immer die richtige Frage kennen. Sie sind nicht auf dein Unternehmen konfiguriert, kennen weder deine Kunden noch deine Preise und können nicht wie ein reguläres Teammitglied mit Aufgaben betraut werden.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter von Scalan ist grundlegend anders, nicht nur ein bisschen besser. Er kennt dein Unternehmen. Er arbeitet in deinen Kanälen. Er erkennt Unstimmigkeiten. Buche am besten eine Demo und sieh den Unterschied in der Praxis.
SCALAN ist eine Software zum einfachen Erstellen und Nutzen von KI-Agenten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in KMUs.
Kostenlose Demo buchen.
Wir kommen vorbereitet und nehmen uns die Zeit, auf deine Bedürfnisse einzugehen.
Wir zeigen dir die Möglichkeiten von SCALAN und schauen gemeinsam, wie wir dich unterstützen können.
Du erhältst innerhalb von 24 Stunden nach unserem Gespräch ein individuelles Angebot.
Wir sind unkomplizierte Menschen – aber wir verstehen, dass du vorbereitet kommen möchtest. In diesem Fall kannst du gerne zuerst mit einem kostenlosen Testaccount starten und dich in Ruhe umsehen.
Wir antworten auf deine Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Ehrenwort!